Laboral y Empresa

Aspectos a tener en cuenta antes del firmar un documento

Firma documento

Muchos problemas de diversa índole pueden sufrir las personas por firmar documentos sin las debidas precauciones, cometiendo omisiones o sin tener en cuenta algunas medidas mínimas. Al celebrar cualquier contrato o compromiso, se asume que quien lo firma conoce y acepta todos los términos del mismo.

Estos inconvenientes se pueden evitar si se toman ciertas precauciones antes de firmar documentos o establecer contratos con terceros.

Consejos para antes de firmar un documento

  • Leer todo el texto con atención, incluso si la otra parte es un amigo o pariente de confianza. Por ningún motivo deben firmarse hojas que estén en blanco o que no se vean en su totalidad. Evitar que las páginas se sobrepongan parcialmente entre ellas al firmar.
  • Suscribir un documento cuando la otra parte no es alguien conocido puede entrañar un alto riesgo. Esto se resuelve comprobando sus datos de identidad, contacto, domicilio, etc.
  • Es recomendable que, si ambas partes requieren copias del documento a firmar, sean manuscritas las firmas en cada una.
  • Si se observa una redacción ambigua, o no se entiende alguna parte del texto, no firmarlo hasta tanto se aclare. Es un derecho exigir que se vuelva a redactar claramente para que no dé lugar a interpretaciones dudosas.
  • Si se citan artículos de leyes o de cualquier tipo de normativa, no firmar sin haberlas revisado. De lo contrario el documento puede ser usado en contra de quien firma, e incluso para fines que este desconozca.

Análisis de las cláusulas del documento

  • Extensas áreas vacías en el documento a firmar pueden permitir que se agregue contenido posteriormente con intención maliciosa. Esto se puede solucionar tachando el área con una línea diagonal.
  • Si no se está de acuerdo con alguna cláusula o aspecto, por mínimo que sea, negociarlo antes de firmar. Por otro lado, no hacerlo si hay cláusulas que responsabilizan al firmante de aspectos que escapan de su control.
  • Especial atención merece la duración de los actos o compromisos que regula el documento a firmar. Nunca debe suscribirse un acuerdo cuya duración de lo regulado esté indefinida o no esté taxativamente expresada en el texto.
  • Al comprar a crédito mediante contrato, prestar antes mucha atención a ciertas cláusulas. Por ejemplo, las referidas a cargos de mantenimiento, cobro de intereses, domiciliaciones, cargos periódicos, incumplimientos y finalización del acto comercial.

Contratos y acuerdos, mejor por escrito

  • Deben preferirse los contratos escritos a los verbales, sean estos laborales, comerciales, jurídicos, etc. En caso de conflicto sería difícil demostrar la relación entre ambas partes. Asimismo, hay que evitar firmar contratos genéricos, en su lugar exigir que sean personalizados.
  • Al firmarse un documento que sustituye a uno previo, el actual tiene que puntualizar expresamente su anulación.
  • Si firma un apoderado, debe conocer el documento que se firma a su nombre. Con las tecnologías móviles e informáticas actuales, puede establecerse comunicación simultánea al acto.
  • En documentos legales, hay que asegurarse de que los números estén escritos en letras además de los guarismos. Así se evita su posterior modificación por una de las partes.

Con estas precauciones se evita que una parte se aproveche de la otra, protegiéndose los intereses de ambos.

Finalmente, es recomendable tomar medidas para el respaldo de los documentos suscritos, y su archivo perfectamente localizado.